Administración del tiempo
El tiempo es nuestro recurso más valioso, si usted no comprende esto, seguirá sin entender adonde va. Además se le escurrirá entre las manos. El problema del tiempo es que no se detiene, no lo podemos congelar o retroceder, para rehacer las cosas que no hicimos o hicimos mal. Simplemente pasa.
En la rutina del trabajo diario, nos encontramos que tenemos una montaña de cosas por hacer, pero tenemos poco tiempo para hacerlo. A veces los jefes, para indicar la urgencia de tener un trabajo preparado dicen que lo quieren para “ayer”; significando que desde ayer debería haber estado listo. Conclusión: El tiempo disponible que tenemos debemos aprovecharlo óptimamente. El mal manejo de nuestro trabajo en el tiempo es la causa número uno de stress.
El aprovechamiento del tiempo no se logra de la noche a la mañana. Se deben aprender habilidades básicas de trabajo para realizar más tareas en las horas disponibles. Si se disponen de ocho horas diarias, es posible que nos diluyamos en una variedad de actividades y cuando nos enfrentamos a las tareas importantes, nos percatamos que necesitamos trabajar unas horas extras, para poder cumplir.
Un concepto importante alrededor del tiempo es que su duración es subjetiva para cada persona. Hay personas que lo perciben como “que vuela”, mientras que para otros, lo sienten “que pasa demasiado lento”. La vivencia del tiempo, entonces pareciera ser algo aprendido. Para poder sacarle todo su provecho.
Eso hace que para algunas personas parecieran realizar su trabajo y todavía pueden hacer otras cosas, en un tiempo limitado laboral, mientras que a otras, se les va volando.
AHORRO DE TIEMPO
Un año tiene 525.600 minutos. Muchas personas malgastan un alto porcentaje de esos minutos. Las personas que gozan de una vida equilibrada –que tienen éxito en su vida personal, familiar, profesional, espiritual, física y económica- son las que mejor utilizan el tiempo. Tanto las personas exitosas como las que no tienen éxito cuentan exactamente con 1.440 minutos todos los días de su vida. Cada quien usa el tiempo de maneras muy diferentes y obtienen resultados totalmente diferentes.
Una correcta administración del tiempo es necesaria para cualquier persona que aspira tener éxito. El tiempo es su bien más preciado y estable, pues todos los días traen la misma cantidad. Cuando usted deja escapar esos minutos y esas horas, se van para siempre. LA PREGUNTA ES: como hacer un uso más eficiente del tiempo.
Para un mejor aprovechamiento del tiempo, estamos proponiendo el aprendizaje de algunas habilidades:
HABILIDADES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO DE MANERA EFECTIVA.
Habilidad 1. Aprenda a identificar su misión y objetivos de su trabajo.
Toda persona tiene una misión o un objetivo fundamental para ocupar un puesto de trabajo en una organización o institución. En ocasiones, las personas olvidan porque están en un puesto de trabajo y hacen de todo, menos para lo que fueron contratados. En otras, la persona se identifica tanto con su trabajo que se pierde en él y pierde de vista las cosas importantes que debe hacer.
Habilidad 2. Aprenda a identificar que es lo importante entre las tareas que se le han encomendado.
Reconocer en medio de las exigencias de un trabajo, especialmente de oficina, que cosas hay que hacer primero, es difícil en ocasiones. Las llamadas telefónicas, las visitas programadas o no esperadas, un memo que llega de pronto de parte del jefe y ordena entregar un trabajo “ya”; todas son interrupciones de lo que podría ser una rutina normal de trabajo, cuando Ud llega muy temprano para escribir un informe o preparar una propuesta, o para organizar la información necesaria para formular un proyecto.
Habilidad 3. Aprenda a priorizar, entre lo importante y lo urgente.
El síndrome de lo urgente es un vicio de nuestras culturas institucionales, porque en toda la organización, se están haciendo cosas hasta el último momento. Un informe no se ha completado faltando media hora para la reunión donde será presentado: la consecuencia es el CAOS. Todo mundo corriendo, levantando textos en las computadoras e imprimiendo (a veces soslayando la calidad del producto, dejando pasar errores ortográficos, fallas de estilo, etc.), pero después todos suspiran y dicen: resolvimos!!. otro ejemplo, es el del estudiante que un día antes está estudiando para un examen, él siente que debe aprenderse un montón de material, hasta última hora y si los resultados no son buenos, le va a echar la culpa al tiempo.
Toda persona que quiera administrar mejor su tiempo, debe saber hacer una PLANIFICACIÓN,o sea describir que cosas tiene que hacer y prepararlas con suficiente tiempo e identificar que cosas tiene que delegar. En caso contrario, el tiempo “se lo comerá”. El aprender a dejar a un lado las tareas que no son importantes, teniendo presente la misión que tenemos, nos permitirá concentrarnos mejor y cumplir con nuestros compromisos. Muchas veces entre tareas importantes y urgentes pueden haber confusiones, pero un breve análisis del impacto de realizarla o no, dará la solución, de cual es la que debe realizarse. Ej; Preparar un informe es más importante que contestar llamadas que no tienen nada que ver con la tarea? Dejar de contestar las llamadas tendrá un impacto en la preparación del informe del cual puede depender mi trabajo? Dejar de hacer el informe para contestar la llamada, que es para ponerme de acuerdo con alguien para almorzar, tiene impacto en mi tarea principal?
Habilidad 4. Aprenda a ponerse metas.
Las metas son proyecciones de los resultados que queremos alcanzar en un determinado tiempo. Puede ser una semana, un mes, un año o más. Las metas de las empresas u organizaciones se formulan de esta manera. Mientras las instituciones de servicio, como las del gobierno, se plantean resultados en términos de beneficio a la población, las empresas se las fijan en términos de rentabilidad o ganancia. Como personas también nos planteamos metas. Algunas de largo plazo, como puede ser tener una casa o un vehículo, a darle la mejor educación a los hijos.
En la vivencia del trabajo diario, la habilidad de fijarse metas es vital para el aprovechamiento del tiempo, en tanto le permite concentrar los esfuerzos en una sola dirección y un uso de los recursos a la disposición muy eficiente. Una persona que no tiene metas en su trabajo, andará como “papalote sin cola”, es decir, sin dirección. Ustedes podrán recordar en este momento a personas que parece que no tienen nada que hacer, verdad? cuando de cierto tienen un cúmulo de tareas pendientes.
Las metas deben ser claras y precisas. Deben tener una fecha de realización, un standard de calidad esperado. Las metas en un ambiente de trabajo están definidas en los planes anuales de las organizaciones, en lo que corresponde a los departamentos u oficinas.
Habilidad 5. Encontrar sentido de realización al trabajar organizadamente.
El cumplir por cumplir con las tareas del trabajo diario pareciera ser no suficiente, en el contexto de la administración efectiva del tiempo. Se le debe encontrar sentido. Es decir, un significado que le motive. Se le preguntó a dos albañiles que hacían; el primero dijo: bueno, pongo mezcla en esta hilera de bloques y después pongo los bloques de manera que queden parejos y se vean bien...con cierto grado de aburrimiento. El segundo, contestó de manera diferente: bueno, yo estoy contribuyendo a la construcción de una gran catedral que será admirada por siglos. Cual daba mayor significado al trabajo que hacía?Entonces, cada persona debe ubicarse en su sentido de misión personal para aprovechar el tiempo de manera creativa y constructiva. Esto garantizará que cuando deje de ser, se pueda decir por esa persona: "Supo valorar el recurso más valioso que tenía, el tiempo ..."
En la rutina del trabajo diario, nos encontramos que tenemos una montaña de cosas por hacer, pero tenemos poco tiempo para hacerlo. A veces los jefes, para indicar la urgencia de tener un trabajo preparado dicen que lo quieren para “ayer”; significando que desde ayer debería haber estado listo. Conclusión: El tiempo disponible que tenemos debemos aprovecharlo óptimamente. El mal manejo de nuestro trabajo en el tiempo es la causa número uno de stress.
El aprovechamiento del tiempo no se logra de la noche a la mañana. Se deben aprender habilidades básicas de trabajo para realizar más tareas en las horas disponibles. Si se disponen de ocho horas diarias, es posible que nos diluyamos en una variedad de actividades y cuando nos enfrentamos a las tareas importantes, nos percatamos que necesitamos trabajar unas horas extras, para poder cumplir.
Un concepto importante alrededor del tiempo es que su duración es subjetiva para cada persona. Hay personas que lo perciben como “que vuela”, mientras que para otros, lo sienten “que pasa demasiado lento”. La vivencia del tiempo, entonces pareciera ser algo aprendido. Para poder sacarle todo su provecho.
Eso hace que para algunas personas parecieran realizar su trabajo y todavía pueden hacer otras cosas, en un tiempo limitado laboral, mientras que a otras, se les va volando.
AHORRO DE TIEMPO
Un año tiene 525.600 minutos. Muchas personas malgastan un alto porcentaje de esos minutos. Las personas que gozan de una vida equilibrada –que tienen éxito en su vida personal, familiar, profesional, espiritual, física y económica- son las que mejor utilizan el tiempo. Tanto las personas exitosas como las que no tienen éxito cuentan exactamente con 1.440 minutos todos los días de su vida. Cada quien usa el tiempo de maneras muy diferentes y obtienen resultados totalmente diferentes.
Una correcta administración del tiempo es necesaria para cualquier persona que aspira tener éxito. El tiempo es su bien más preciado y estable, pues todos los días traen la misma cantidad. Cuando usted deja escapar esos minutos y esas horas, se van para siempre. LA PREGUNTA ES: como hacer un uso más eficiente del tiempo.
Para un mejor aprovechamiento del tiempo, estamos proponiendo el aprendizaje de algunas habilidades:
HABILIDADES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO DE MANERA EFECTIVA.
Habilidad 1. Aprenda a identificar su misión y objetivos de su trabajo.
Toda persona tiene una misión o un objetivo fundamental para ocupar un puesto de trabajo en una organización o institución. En ocasiones, las personas olvidan porque están en un puesto de trabajo y hacen de todo, menos para lo que fueron contratados. En otras, la persona se identifica tanto con su trabajo que se pierde en él y pierde de vista las cosas importantes que debe hacer.
Habilidad 2. Aprenda a identificar que es lo importante entre las tareas que se le han encomendado.
Reconocer en medio de las exigencias de un trabajo, especialmente de oficina, que cosas hay que hacer primero, es difícil en ocasiones. Las llamadas telefónicas, las visitas programadas o no esperadas, un memo que llega de pronto de parte del jefe y ordena entregar un trabajo “ya”; todas son interrupciones de lo que podría ser una rutina normal de trabajo, cuando Ud llega muy temprano para escribir un informe o preparar una propuesta, o para organizar la información necesaria para formular un proyecto.
Habilidad 3. Aprenda a priorizar, entre lo importante y lo urgente.
El síndrome de lo urgente es un vicio de nuestras culturas institucionales, porque en toda la organización, se están haciendo cosas hasta el último momento. Un informe no se ha completado faltando media hora para la reunión donde será presentado: la consecuencia es el CAOS. Todo mundo corriendo, levantando textos en las computadoras e imprimiendo (a veces soslayando la calidad del producto, dejando pasar errores ortográficos, fallas de estilo, etc.), pero después todos suspiran y dicen: resolvimos!!. otro ejemplo, es el del estudiante que un día antes está estudiando para un examen, él siente que debe aprenderse un montón de material, hasta última hora y si los resultados no son buenos, le va a echar la culpa al tiempo.
Toda persona que quiera administrar mejor su tiempo, debe saber hacer una PLANIFICACIÓN,o sea describir que cosas tiene que hacer y prepararlas con suficiente tiempo e identificar que cosas tiene que delegar. En caso contrario, el tiempo “se lo comerá”. El aprender a dejar a un lado las tareas que no son importantes, teniendo presente la misión que tenemos, nos permitirá concentrarnos mejor y cumplir con nuestros compromisos. Muchas veces entre tareas importantes y urgentes pueden haber confusiones, pero un breve análisis del impacto de realizarla o no, dará la solución, de cual es la que debe realizarse. Ej; Preparar un informe es más importante que contestar llamadas que no tienen nada que ver con la tarea? Dejar de contestar las llamadas tendrá un impacto en la preparación del informe del cual puede depender mi trabajo? Dejar de hacer el informe para contestar la llamada, que es para ponerme de acuerdo con alguien para almorzar, tiene impacto en mi tarea principal?
Habilidad 4. Aprenda a ponerse metas.
Las metas son proyecciones de los resultados que queremos alcanzar en un determinado tiempo. Puede ser una semana, un mes, un año o más. Las metas de las empresas u organizaciones se formulan de esta manera. Mientras las instituciones de servicio, como las del gobierno, se plantean resultados en términos de beneficio a la población, las empresas se las fijan en términos de rentabilidad o ganancia. Como personas también nos planteamos metas. Algunas de largo plazo, como puede ser tener una casa o un vehículo, a darle la mejor educación a los hijos.
En la vivencia del trabajo diario, la habilidad de fijarse metas es vital para el aprovechamiento del tiempo, en tanto le permite concentrar los esfuerzos en una sola dirección y un uso de los recursos a la disposición muy eficiente. Una persona que no tiene metas en su trabajo, andará como “papalote sin cola”, es decir, sin dirección. Ustedes podrán recordar en este momento a personas que parece que no tienen nada que hacer, verdad? cuando de cierto tienen un cúmulo de tareas pendientes.
Las metas deben ser claras y precisas. Deben tener una fecha de realización, un standard de calidad esperado. Las metas en un ambiente de trabajo están definidas en los planes anuales de las organizaciones, en lo que corresponde a los departamentos u oficinas.
Habilidad 5. Encontrar sentido de realización al trabajar organizadamente.
El cumplir por cumplir con las tareas del trabajo diario pareciera ser no suficiente, en el contexto de la administración efectiva del tiempo. Se le debe encontrar sentido. Es decir, un significado que le motive. Se le preguntó a dos albañiles que hacían; el primero dijo: bueno, pongo mezcla en esta hilera de bloques y después pongo los bloques de manera que queden parejos y se vean bien...con cierto grado de aburrimiento. El segundo, contestó de manera diferente: bueno, yo estoy contribuyendo a la construcción de una gran catedral que será admirada por siglos. Cual daba mayor significado al trabajo que hacía?Entonces, cada persona debe ubicarse en su sentido de misión personal para aprovechar el tiempo de manera creativa y constructiva. Esto garantizará que cuando deje de ser, se pueda decir por esa persona: "Supo valorar el recurso más valioso que tenía, el tiempo ..."
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